La gestion électronique de documents (GED) transforme la façon dont les entreprises traitent, stockent et partagent leurs informations. Pour une PME, adopter une solution de dématérialisation, c’est gagner du temps, réduire les coûts et améliorer la conformité réglementaire.
Qu’est-ce que la GED ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) désigne l’ensemble des outils et processus permettant de numériser, classer, stocker, rechercher et partager des documents au format numérique. Elle remplace ou complète les archives papier et les dossiers partagés non structurés.
Quels documents dématérialiser en priorité ?
- Factures fournisseurs et clients : obligation légale progressive depuis 2024, la facture électronique concerne toutes les entreprises françaises d’ici 2026.
- Documents RH : bulletins de paie, contrats de travail, avenants — accessibles en ligne pour les salariés et archivés de façon sécurisée.
- Courrier entrant et sortant : numérisation à la source, distribution automatique dans les workflows métier.
- Contrats et documents juridiques : avec signature électronique légalement reconnue.
Les bénéfices concrets pour une PME
Une PME qui adopte une solution GED constate en moyenne une réduction de 60 % du temps de traitement documentaire, une diminution des erreurs de classement et une capacité à retrouver n’importe quel document en quelques secondes. Les coûts d’impression, de stockage physique et de gestion du courrier diminuent significativement.
RGPD et GED : une conformité renforcée
La GED facilite la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) : droits d’accès granulaires, traçabilité des consultations, durées de conservation automatisées et procédures de suppression documentées. Chaque accès est logué, chaque modification est horodatée.
Digidoc et Zeendoc : la GED clé en main pour PME
Digidoc propose la solution Zeendoc, un logiciel de GED français, hébergé en France, conçu pour les PME. Installation, formation, paramétrage des workflows et support sont assurés par nos équipes en Île-de-France. Aucune compétence technique n’est requise côté client.
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