Fermeture pour congés : préparer le répondeur de votre standard

Ce qu’un standard IP sait faire

Les standards comme 3CX ou Yeastar distinguent plusieurs situations : heures d’ouverture, fermeture du soir et du week-end, et jours de fermeture exceptionnelle. Chacune peut avoir son propre message et sa propre destination.

Les quatre étapes

1. Lister les dates

Jours fériés, ponts, fermeture annuelle : on les saisit une fois dans le standard, avec une date de début et une date de fin. Le standard bascule tout seul, et revient seul en mode normal.

2. Enregistrer le bon message

Un message court et utile : la période de fermeture, la date de réouverture, et ce que l’appelant peut faire en attendant (laisser un message, écrire à une adresse, appeler un numéro d’urgence).

3. Choisir où vont les appels

• Vers la messagerie vocale, avec le message reçu par e-mail
• Vers le portable d’une personne d’astreinte
• Vers un collègue d’une autre agence

4. Tester avant de partir

Un appel depuis un portable pendant la période programmée, ou un test la veille : on entend le bon message et l’appel arrive au bon endroit.

Les erreurs fréquentes

Un message de fermeture qui reste actif après la réouverture, des dates saisies sur la mauvaise année, ou un renvoi vers un portable éteint. Une vérification de cinq minutes évite ces mauvaises surprises.

Clients Digidoc : envoyez-nous vos dates et votre texte, nous programmons le standard et faisons l’essai avec vous. Voyez aussi notre guide application 3CX pour rester joignable depuis le mobile.