GED ou SharePoint : lequel choisir pour vos documents ?
Les deux rangent des fichiers, mais ils ne répondent pas au même besoin. SharePoint sert à travailler à plusieurs sur des documents vivants. Une GED sert à classer, faire valider et conserver les documents qui engagent l’entreprise.
Accueil > Actualités > GED ou SharePoint ?
SharePoint : le travail en équipe
SharePoint est compris dans Microsoft 365. Il sert à partager des dossiers, à modifier un document à plusieurs en même temps, à garder l’historique des versions et à travailler depuis Teams. Sa limite : le classement dépend de la discipline de chacun. Sans règles claires, les dossiers se multiplient et l’on ne retrouve plus rien.
La GED : classer, valider, conserver
Une gestion électronique des documents reconnaît le document à son arrivée (une facture, un contrat, un bulletin de paie), le classe selon un plan défini, le fait valider par les bonnes personnes et le conserve pour toute sa durée légale. On retrouve une pièce par son contenu, pas par l’endroit où quelqu’un l’a rangée.
Comment trancher
- Documents de travail et projets en cours
- Fichiers modifiés à plusieurs
- Partage avec des partenaires
- Factures, contrats, courrier
- Dossiers du personnel
- Documents à faire valider ou signer
- Pièces à conserver plusieurs années
Dans la plupart des PME, les deux cohabitent : SharePoint pour ce qui se construit, la GED pour ce qui est terminé et qui engage.
Notre avis
Nous installons les deux. Côté Microsoft 365, nous migrons les serveurs de fichiers vers SharePoint et nous réglons les droits d’accès. Côté GED, nous mettons en place Zeendoc, reliée au copieur pour numériser et classer en un geste. Le bon point de départ : lister vos types de documents, et se demander pour chacun s’il est « en cours » ou « à conserver ».
- SharePoint pour produire à plusieurs, la GED pour classer et conserver.
- Les deux se complètent plus qu’ils ne se remplacent.
- Le classement se décide avant l’outil.
À voir aussiGED et dématérialisationZeendocMicrosoft 365Tous les articles
Vos documents sont-ils au bon endroit ?
Nous faisons le point sur vos types de documents et sur l’outil adapté à chacun.
