SharePoint : ce qu’on gagne à quitter le serveur de fichiers, et les erreurs à éviter

Le serveur du bureau vieillit, le NAS est plein, le VPN rame : c’est souvent à ce moment-là qu’on nous parle de SharePoint. Bien installé, il simplifie la vie de toute l’équipe. Mal organisé, il reproduit les défauts de l’ancien serveur, avec quelques pièges en plus.

Ce que SharePoint apporte par rapport à un serveur ou un NAS

• L’accès depuis partout : bureau, domicile, téléphone, sans VPN pour les documents.
• Les versions : chaque modification est conservée, on revient à une version précédente en quelques clics.
• La corbeille : un fichier supprimé se récupère pendant 93 jours.
• La co-édition : plusieurs personnes travaillent sur le même document Word ou Excel en même temps.
• Des droits par équipe : la comptabilité, la direction et les projets ont chacun leur espace.
• Le partage avec l’extérieur maîtrisé : un lien pour un client ou un partenaire, avec une date d’expiration.
• Plus de matériel à entretenir : pas de disque à remplacer ni de serveur à mettre à jour au bureau.

Les erreurs que nous rencontrons le plus souvent

1. Recopier l’arborescence du serveur telle quelle

Dix niveaux de dossiers, des noms à rallonge : le chemin complet d’un fichier ne doit pas dépasser 400 caractères, sinon la synchronisation bloque. C’est le bon moment pour simplifier.

2. Tout mettre dans un seul site

Un site unique pour toute l’entreprise, c’est un seul jeu de droits et une bibliothèque géante. Mieux vaut un site par service ou par grand projet.

3. Synchroniser toute la bibliothèque sur chaque poste

Chacun télécharge des milliers de fichiers dont il n’a pas besoin, et les postes ralentissent. On synchronise seulement les dossiers utiles, en gardant les fichiers en ligne jusqu’à leur ouverture. Notre guide synchroniser SharePoint et OneDrive explique comment faire.

4. Donner les droits personne par personne

Au bout d’un an, plus personne ne sait qui a accès à quoi. Les droits se donnent à des groupes (par service ou par projet), et on ajoute ou retire les personnes du groupe.

5. Oublier le quota de stockage

L’espace SharePoint est partagé par toute l’entreprise : 1 To, plus 10 Go par licence. Quand il est plein, les sites passent en lecture seule et plus personne ne peut enregistrer. Il faut le surveiller, et prévoir l’archivage ou de l’espace supplémentaire avant d’y arriver.

6. Croire que Microsoft sauvegarde tout

Les versions et la corbeille ne remplacent pas une sauvegarde. Une erreur détectée trop tard, un rançongiciel ou un compte supprimé : seule une sauvegarde de Microsoft 365 permet de tout récupérer.

Comment nous menons une migration

Nous faisons l’inventaire de vos dossiers, préparons avec vous la nouvelle organisation, migrons les données depuis votre serveur, votre NAS ou un autre stockage en ligne, puis réglons les droits et la synchronisation sur chaque poste. Vos équipes retrouvent leurs fichiers, mieux rangés.

Source : Microsoft, « Restrictions et limitations dans OneDrive et SharePoint » et « Gérer les limites de stockage de SharePoint » (learn.microsoft.com).