Boîte mail pleine : libérer de l’espace dans Outlook

Pourquoi c’est urgent

Une boîte Microsoft 365 a une taille limitée, en général 50 Go. À l’approche de la limite, Outlook prévient, puis bloque l’envoi, puis la réception : vos correspondants reçoivent alors un message d’erreur.

1. Voir l’espace utilisé

• Outlook sur le web et nouvel Outlook : Paramètres (roue dentée), puis Comptes, puis Stockage. La page montre l’espace par dossier et permet de vider certains dossiers directement.
• Outlook classique : Fichier, puis Infos : la barre de la rubrique « Outils » indique l’espace utilisé. Outils, puis Nettoyer la boîte aux lettres, donne le détail par dossier.

2. Vider les dossiers inutiles

1. Videz le dossier Éléments supprimés : les messages supprimés y restent et comptent dans l’espace utilisé.
2. Videz le dossier Courrier indésirable, après un coup d’œil rapide.
3. Faites le tri dans les Éléments envoyés : ce sont souvent eux qui contiennent les plus grosses pièces jointes.

3. Retrouver les gros messages

Dans la liste des messages, triez par Taille (menu de tri ou colonne Taille). Les messages de plusieurs dizaines de mégaoctets remontent en premier. Pour une pièce jointe à garder, enregistrez-la dans OneDrive ou SharePoint, puis supprimez le message.

4. Archiver plutôt que supprimer

Si votre abonnement comprend l’archive en ligne (incluse notamment dans Microsoft 365 Business Premium), un dossier « Archive en ligne » apparaît dans Outlook. Déplacez-y les anciens messages : ils restent consultables et ne comptent plus dans la boîte principale. Votre administrateur peut aussi programmer l’archivage automatique des messages au-delà d’un certain âge.

Évitez en revanche les anciens fichiers d’archive PST stockés sur le PC : ils ne sont pas sauvegardés avec la messagerie, et disparaissent avec le disque en cas de panne.

Questions fréquentes

Supprimer des messages libère-t-il l’espace tout de suite ?

Pas toujours : il faut aussi vider les éléments supprimés, et l’indicateur peut mettre un peu de temps à se mettre à jour.

Peut-on simplement agrandir la boîte ?

La taille de la boîte principale dépend de l’abonnement. Au-delà, la solution est l’archive en ligne, qui ajoute un grand espace pour les anciens messages. Votre administrateur peut vous dire ce que votre abonnement permet.

Sources : documentation Microsoft (limites de stockage d’Exchange Online, archive en ligne, nettoyage de la boîte aux lettres).