Message d’absence et de répondeur : le générateur prêt à copier

Activer la réponse automatique

Le pas-à-pas détaillé, avec chaque version d’Outlook, est dans notre guide mettre un message d’absence dans Outlook. Pour transformer le texte du répondeur en fichier audio, utilisez notre générateur de répondeur vocal.

Dans Outlook

• Nouvel Outlook et Outlook sur le web : Paramètres (roue dentée), puis Comptes, puis Réponses automatiques. Activez, choisissez les dates, collez le message, puis Enregistrer.
• Outlook classique : Fichier, puis Réponses automatiques. Choisissez « Envoyer des réponses automatiques », cochez la plage horaire et collez le message. Pensez à remplir aussi l’onglet « En dehors de mon organisation ».

Dans Gmail

Roue dentée, Voir tous les paramètres, onglet Général, rubrique Répondeur : activez-le, indiquez les dates, l’objet et le message, puis enregistrez en bas de la page.

Enregistrer le message du répondeur

Deux solutions sur un standard téléphonique professionnel : enregistrer le texte vous-même, d’une voix posée, dans un endroit calme ; ou utiliser la synthèse vocale de votre standard quand elle existe. Pensez aussi à programmer le retour au message habituel à la date de réouverture. Notre article répondeur et congés détaille la marche à suivre.

Les règles d’un bon message d’absence

• La date de retour, toujours : c’est la première information cherchée.
• Un contact pour les urgences, avec son e-mail ou son téléphone.
• Court : quatre ou cinq lignes pour l’e-mail, moins de 30 secondes pour le répondeur.
• Pas de détails personnels : inutile de dire où vous êtes ni pourquoi.

Questions fréquentes

Mes informations sont-elles enregistrées ?

Non. Le texte est créé dans votre navigateur, qui garde seulement vos derniers choix pour votre prochaine visite. Rien n’est envoyé à Digidoc.

Faut-il indiquer qu’on n’a pas accès à ses e-mails ?

Ce n’est pas obligatoire, mais c’est utile : votre correspondant sait qu’il ne doit pas attendre de réponse et contacte la bonne personne en cas d’urgence.

Peut-on programmer le message à l’avance ?

Oui. Outlook et Gmail permettent de choisir une date de début et de fin : le message s’active et se désactive tout seul.

Et pour un collaborateur qui quitte l’entreprise ?

Choisissez « Départ de l’entreprise » : le message indique le nouvel interlocuteur. Côté administration, la boîte peut ensuite être convertie en boîte partagée, accessible à un collègue.